最強の仕事術GTDとは
おはようございます。
昨日の新規感染者は全国で３１０３人、そのうち東京１００８人、神奈川４６０人、埼玉２８７人、千葉２５４人、愛知９４人、大阪２６２人、兵庫７５人、京都５１人、福岡７９人、沖縄７０人、北海道１０７人などとなっています。検査数の少ない休日のデータなのにかなりの数になっています。全国的に感染が再拡大しつつあることは明らかです。選手村の滞在していた南アの男子サッカー代表の選手に陽性者が出ました。穴だらけのバブル方式で、東京五輪の感染防止対策が十分でないことを露呈した形になりました。各国で五輪期間中に感染が蔓延するのではないかとの懸念が高まっています。菅首相のアホの一つ覚え「安心安全な大会」、バッハ会長の「日本にリスクは持ち込まない」がいかに見通しの甘い空虚な発言であるかが明らかになってきています。南アの選手の感染について、当初、組織委員会は国名・競技名を秘匿していましたが、南アが公表したために明らかになりました。このような秘密主義で、国民の安心・安全が担保できるとは到底思えません。このままでは、東京五輪は「安心・安全な大会」どころか「不安・混乱の大会」になり、日本がウイルスを世界にまき散らす「ハブ」となって「コロナ五輪」となりそうです。
さて、今日は、現代ビジネスの「本当に『生産性が高い人』が『効率』よりも大事にしていることとは？」という記事を取り上げます。
ビジネスで重要視される「生産性」ですが、この「生産性」と「効率」とはどのような関係にあるのでしょうか？ 「生産性」を高めるために「効率」をアップさせることが必要だと考えている人もいます。しかし、この記事では、「効率」よりも持った大事なものがあると言っています。
１．「生産性＝効率」と勘違いしていないか
「生産性」という言葉は多くの場合で「効率」と同義語のように使われています。しかし、生産性というのは一人当たりの付加価値のことです。詳しく言えば、労働・設備・原材料などの投入量と、これによって作り出される生産物の産出量との比率のことです。つまり、生産量を生産要素の投入量で割った値で、モノを作るにあたってと投入したお金がどれだけ効果的に使われたかを示す数字です。
これに対して、「効率」というのは、「機械作業などをする際に、その仕事量とそれを行うのに要したエネルギーとの比」（大辞林）のことで、ビジネスの場面では「一定の目的を達成し、期待される結果をもたらすために行われる諸活動の評価基準」「一定の時間内にすることのできる仕事の割合」（大辞林）、つまり「仕事のはかどり具合」のことです。
いくら効率的にやったとしても、間違った方向に進んでいるだけだったら意味はなく、生産性は向上しません。
生産性を高めるために、効率を考えるよりも前に効果を考えることが大切です。そして、効果を上げる際に最も大切なことは、「ゴールは何か？」ということです。
２．「ゴールは何か？」を問い続ける
効率的に仕事をすることは重要ですが、常に効果を考えることが何よりも大切です。そして、「ゴールは何か」を考えることです。ゴールが分かっていなければ何の意味もありません。効率的に行っても違ったところに到達したのでは意味がないのです。
ゴールというのは目標意識・目的意識です。とにかくゴールの設定を明確にして、仕事をしながらそれをずらさないことです。ゴールが明確に設定できていれば、そこに向かって走れば最短で仕事を終わらせることができます。
ここで「ゴールの設定を明確にする」と言っていますが、ゴールの設定は難しいものです。ゴールの設定によってアプローチの仕方も違ってきます。
例えば、今月の売上を立てることをゴールにするのか、数か月後の売上アップを目指すのか、成果を最大化して長期的な利益につなげるのか、によって取るべきアプローチも違ってくるのです。
従って、「ゴールは何か？」「何をゴールにするのか」を真剣に考えなければなりません。「効率」よりも、まず「効果」を考え、効果を上げるために「ゴールは何か」を考えることが重要なのです。
３．最強の仕事術「ＧＴＤ」とは？
「効果」を考えたうえで、次に考えるのが「効率」です。効率を上げるノウハウは、業務改善のフレームワーク「ＥＣＲＳの原則」などがありますが、ここでは「ＧＴＤ＝Getting Things Done」が紹介されています。これは、物事を完了させる仕事術で、生産性向上コンサルタント、デビッド・アレンが提唱した方法です。
ＧＴＤは、タスクやプロジェクトを整理して管理する仕組みのことです。直訳すると「仕事を成し遂げる」となりますが、単に「成し遂げる」だけでなく「効率よく成し遂げる」ことができるように導くやり方です。
頭の中には、複数のタスクが存在します。
- 今すぐアクションに移すべき仕事
- 後で取り組もうとしている仕事
- 他部門との調整が必要な仕事
- 何かのついでにしようと思っている軽微なもの
これらのタスクを頭の中に抱えたまま目の前のタスクに取り込むのはなかなか難しいことです。ＧＴＤは、自分が抱えている仕事やタスクを効率よく管理し、常に頭の中を整理して目の前のやるべきことに集中できる環境を作り出すのです。
ＧＴＤの前提は、①われわれは無能である ②だから、脳内メモリをできるだけ節約しよう、ということです。「いま考えるべきじゃないことを考えるのは、まったく無駄である」という発想から来ています。
ＧＴＤは。５つのステップで成り立っています。
- ステップ１＝収集・・・最初に自分の頭の中で整理していたすべてのタスクを可視化する。①取り掛かろうと思っていたこと ②検討課題として保留していたもの ③いつか役に立つだろうと頭の隅に置いていたもの ④新製品やサービスのアイデア ⑤毎朝こなしている特定の業務などをすべて書き出す。インボックスにすべて書き出して頭の中を空っぽにすることが重要。
- ステップ２＝処理・・・ステップ１で収集したランダムな箇条書きを分類・処理する。この際、①今すぐにやるか、後でやるか ②自分がやるか、他人に任せるか ③重要なタスクか、優先順位はどうか、といった指標で分類・処理する。
- ステップ３＝整理・・・上の基準で分類・処理しただけでは不十分。ステージ分け、優先順位をつけ整理しなければならない。
- ステップ４＝レビュー・・・一度収集、処理、整理すれば終わりではない。いったん処理したタスクや未処理のタスクを俯瞰して見直す必要がある。定期的なタスクのレビューを行うことで、最新の課題が把握でき、情報更新で常にすっきりする。
- ステップ５＝実行・・・優先順位の高い者から着実に実行する。やるべきことが明確に把握できたらあとは自分の持っている力を１００％投入するだけ。
ＧＴＤは上のようなステップでやるべきタスクを可視化しているだけで、効率よく仕事をこなせる仕事術と言えます。頭の中にあるタスクをすべて書き出し、整理整頓するという手間はかかりますが、これらを惜しまずに行えば、効率よく仕事ができ、ストレスからも解放されます。
この記事を要約すれば、「生産性＝効率ではない。生産性を高めるために向課と効率のいずれも大事だが、より大事なのは効果である。効果を上げるために『ゴールは何か』を常に考えることが大事。効率的な仕事にはＧＴＤが役に立つ」ということです。
