情報の整理力
おはようございます。
昨日の新規感染者は全国で３万３２０５人で、先週同曜日より３００人以上増えています。オミクロン株のうちBA.1とBA.2の遺伝子が組み合わさった「ＸＥ」系統が国内で初めて確認されました。ＸＥ系統はステルスオミクロン株（BA.2）よりも約１２％感染力が強いとされています。今リバウンドが始まり第７波の入り口にいるときに、ＸＥ系統が流行ると一気に感染者が増加します。ワクチン接種の効果が全くなくなるわけではないので、３回目のワクチン接種を加速させ、やるべきはこれまでと同じなので、感染防止対策を続けていくしかありません。今一度緩みかけている気を引き締めましょう。
さて、今日は、bizSPA!フレッシュの「『話し方』がうまくても、人を引きつけられない決定的に理由」という記事を取り上げます。
「話し方」がうまくても、人を引きつけられない人というのは結構います。流暢に話をしていても、無駄に話が長いだけで、要領よくまとまっておらず、何を伝えたいのかよく分からないのです。シンプルに勝つ具体的に密度の恋はなしをするのは難しいものです。しかも、話し方のトレーニングをしたからと言てうまくなっるかといえばそうでもないのです。うまくなる必要性はありません。伝えたい内容を丁寧に話し、相手の「理解と納得」が得られればいいのです。
１．会話はたどたどしいのに実績抜群
トップセールスマンなのに、会話がたどたどしいという人はいます。雄弁さはありません。しかし、たどたどしくても、わかりやすい言葉で丁寧に説明され、こちらが知らないうちに納得サせっられてしまっているのです。相手にとってわかりやすく、理解できるように商品やサービス情報をうまくストーリー化しているのです。話し方がスムーズでなくても、頭が整理できているので、相手にも訴求ポイントが整理されて強く伝わるのです。
伝え方に関して、自分のセンスや才能に頼らず、成果を出し上で精度の高い「型」を使っているのです。再現性が高い「型』を使って、自分の頭を整理し、ただたどしくてもわかりやすく伝えているのです。
２．大量の情報をシンプルかつ具体的に伝える方法
ここでは、アウトプットがシンプルになる代表的な「型」が紹介されています。それがＰＲＥＰ法です。
ＰＲＥＰ法というのは、Ｐ（POINT：結論）Ｒ（REASON：理由）Ｅ（EXAMPLE：事例）Ｐ（POINT：結論）の順番で整理する方法です。
この記事の事例で言えば、
- Ｐ（結論）：メールはＣＣ欄の禁止を提案します
- Ｒ（理由）：理由はメールの件数が減らず生産性が落ちるからです
- Ｅ（事例）：過去には大切なメールが埋もれてしまいトラブルになったことがありました
- Ｐ（結論）：従って、ＣＣ欄の使用は禁止すべきと考えます。
伝えなければならない情報が複雑で大量にあっても、ＰＲＥＰ法では「４つの引き出し」二乗法を流し込むだけでシンプルにストーリーができます。
型を使って事前に情報を整理することは、話したい内容のノイズを予め消して余計な情報はシャットダウンするのです。
「何が一番伝えたいことなのか」話の中心軸を設定しておく必要があります。
３．話の中心軸となる情報を考える
人は、色々と情報収集すれば、そのすべてを披露したくなるものです。しかし、情報には優劣があります。優劣をつけて中心となる情報を伝えればいいのです。
情報量と伝わり方は反比例の関係にあります。情報量が多ければ多いほど伝わり方が弱くなります。コミュニケーションは伝わって（相手が理解し納得して）こそ意味があるのです。
中心軸以外はノイズと割り切ってそぎ落とすことです。
４．情報をシンプルにする
ここでは３つのステップが紹介されています。
- 第１ステップ：因数分解・・・まずは、いったん感情は横に置いて伝えるべき内容を箇条書レベルに分解して抜き出します。
- 第２ステップ：モレとダブリをなくす・・・箇条書きレベルに分解したものからモレとダブリをなくすのです。モレがあれば付け加え、ダブリの箇所はノイズと考え統合します。その際中層度が高い方を残します。先に大枠をつかんでもらうためです。
- 第３ステップ：中心軸の設定・・・優先順位をつけて「中心軸を１つ設定」します。中心軸は「伝える目的」と「相手のニーズ」というフィルターを通して設定します。
このように３つのステップで、整理することで、中心軸を設定し、シンプルに情報をアウトプットできるようになり、これによって伝えたいことをうまく伝えられるようになります。
話し方がうまく手の人を引きつけられない原因は、「情報の整理力」にあるのです。話し方がうまいかうまくないかは関係なく、「情報の整理力」を磨くことで、伝え方がうまくなるのです。
