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成果が上がる会議のポイント

おはようございます。

昨日の新規感染者は全国で19万6500人で、東京3万1593人、大阪5762人などで過去2番目に多い数字となっています。国会議員の111人が感染し、7人に1人が感染している状況で一般国民の感染率を比較してもダントツで、自らのリスク管理ができていないと言ってもいいでしょう。インドで猛威を振るっているBA2.75(ケンタウロス)が国内でも見つかっています。これはオミクロン株の3倍の感染力があり免疫頭皮も認められると言います。仮に第7波がピークアウトしても、すぐの第8波が襲来する懸念があります。政府は行動制限せず、何ら適切な対策をとる気配がありません。既に、感染者の出現で閉鎖されている郵便局も多数あり、企業の中にも休業に追い込まれているところもあります。更に感染者が拡大すれば、社会が機能不全に陥り、経済を回すことすら難しくなります。実情に応じた適切な対応をすべきです。国民の自助・自律に任せるにも限界があります。国民の安全・命を守ることが政府の最も重要な使命です。安部の国葬に無駄な税金を使うくらいなら、国民の命を守ることに税金を投入すべきです。

さて、今日は、サライの「成果の上がる会議にするためのポイントとは」という記事を取り上げます。これまでも会議については何度か書いていますが、無駄な会議が多いのも事実です。会議を開いていれば仕事をしているように感じ、単に報告だけ、連絡だけの会議も目につきます。報告や連絡だけなら会議を開く必要はありません。チャットやメールで十分です。会議は未来をよくするために何をどうするかを議題として全員で考え議論する場です。単に情報の共有だけで終わったり、原因追及で終わったりと、本来のP機能を果たしていない会議は時間の無駄です。

この記事では、成果にフォーカスした会議ができるためのポイントが紹介されています。

1.不足と改善がわかる報告フォーマット

 人によって報告する項目や確認事項がぶれないように、会社として報告フォーマットを用意しておくことです。 ペースは1週間に1回程度がいいのです。あまりに長いと成果を上げるための行動を換えていくのにロスタイムが生じます。

 この際抑えておくポイントは

  1. 目標と結果の両方が入っていること
  2. 不足を明らかにしてなぜ不足(未達成)だったかを明確にする
  3. 何を改善するのかという行動変化を入れる
  4. 次の目標を入れる

ことです。

2.会議で上司が抑えておくべきポイント

 報告が部下から上がることが大切です。上司が確認したい、口を挟みたいという気持ちはわかりますが、上司から「何でこんな結果になったんだ」と切り出すと、後は過去の原因分析に時間がとられ、責任追及に終始することになってしまいませ。これでは将来に向けた建設的の議論はできません。上司は、部下からの報告を聞いて、仮に未達であったとしても、次の目標に対する行動変化が約ソP区できるレベルに値する根拠があるか、そこのところを正しく確認していくことが大切です。

 例えば、先週未達だった項目に対して、今週2倍に設定したにもかかわらず、それに向けて行動する量や内容が先週とほぼ同じであった場合、その行動変化で達成できる根拠を確認すべきです。その根拠に明確な回答がなければ、行動変化を再提出させる必要があります。部下の能力や経験でこれ以上本人からは妥当なモノが出てこないと判断できるような場合には、目標を手前においてまずはそこを目指させるのです。やり方の歩幅を狭くすることで最初の目標達成が可能となり、ひとたび小さな目標でも達成できると自信を持って次の目標に立ち向かうことができるようになります。

会議では、次の目標に向けて約束をするための根拠を確認し、達成に向けた話を上司と部下との間で行うことに時間を使うことが最も重要なのです。このサイクルを重ねることで、部下は成長し成果を上げるようになっていきます。

 この記事で挙げられている会議のポイントは、いわゆる進捗会議で成果を上げるためのポイントです。進捗の確認や報告なら、会議を開くまでもなく、1on1ミーティングで十分なようにも思います。故人の仕事の進捗でなく、チームとして取り組んでいるプロジェクトの進捗であれば、成果を上げるという場合には会議は必要です。