ファシリテーション力の磨き方
おはようございます。
昨日の新規感染者は全国で９万８５１人で、ピークアウトし高止まりしているように見えます。しかし亡くなった人は２日連続で２００人を超え、基礎疾患のなく２回のワクチン接種も終えていた１０代の若者が亡くなったという報道がありました。重症化リスクの低いオミクロン株で、なぜこのような若年層が亡くなったなったのか、その原因究明がなされるべきです。
さて、今日は、リクナビNEXTジャーナルの「会議がぐんと盛り上がる！テレ朝アナウンサーが教える『ファシリテーション力』の磨き方」という記事を取り上げます。
これまでも何度か「ファシリテーション」については書いていますが、ファシリテーション力はビジネスパーソンにとって重要なスキルと言えます。
ファシリテーションは、会議やミーティングにおいて活発な議論を促したり、対立する意見を調整しなりしながら、スムーズに進行させることを指し、その役割を担う者がファシリテーターと呼ばれます。
ファシリテーターは会議やミーティングの進行役ですが、ファシリテーターがうまく進行させる会議やミーティングでは、活発の議論がなされ多くの意見が出ますが、最終的にはまとまり一定の成果に繋がりますし、組織の活性化にも繋がります。
一方、ファシリテーションがうまくいかない会議やミーティングでは各人が好き勝手な意見を言い合い、議論が延々と続いて収拾がつかなかったり、誰も進んで発言しようとせず、何の成果も上げられないということになります。
コロナ禍でオンラインミーティングの機会が増える中、ファシリテーションやファシリテーターの役割が益々重要になってきます。
ファシリテーション力は、コミュニケーション力だけではなく、論理的思考力、リーダーシップなどあらゆるビジネススキルを駆使して臨機応変に対応し高い成果を出すことが求められるのです。
１．ファシリテーションを構成する３つの要素
この記事では、ファシリテーションに必要な３つの要素として、「準備力」「聞く力」「場を作る力」の３つを挙げています。いずれもファシリテーションには必要不可欠のものです。
⑴ 準備力
会議には必ず目的があります。その会議の目的を明確に把握した上で、時間や開場の他参加社の人数・顔ぶれなど必要な情報を集めて整理しておかなければなりません。
特に重要なのは、参加社のバックグラウンドで、どのような業務に携わりどのようなミッションを抱えているのか、この会議で何を話したいと思っているかなどです。大事な会議であれば、事前に会議のテーマについてどのような思いを持っているのかを聞いておくと、議論の方向性がイメージでき、進行がスムーズに行えます。
社内会議ではなく、取引先との商談やプレゼンの場合には、取引先のホームページやＳＮＳ，ネット記事などで最新の情報をチェックしておくことも必要になります。
ファシリテーションは準備で８割方（この記事では９割といっていますが）決まると言っても過言ではありません。準備には十分な時間を掛けましょう。
⑵ 聞く力
ファシリテーターは会議やミーティングの進行役です。自分の意見を述べることが役割ではありません。会議の目的に則って議事を進行させ一定の方向に導き成果を上げることが役割です。そのために、参加者の意見を聞き、それをとりまとめていることが重要になってきます。発言者の言葉をつかみそれを補足し、軌道修正しながら軸を外さない進行を実現させることが重要です。そのためには参加者の主張に耳を傾け、会場の空気をつかむ姿勢が大切になります。
⑶ 場を作る力
会議を生き生きとしたものにするには、「ムード作り」が大切になります。参加社が緊張していたり、惰性で参加していたりする会議と､参加者が真剣に本音で話す会議では、議論の深みや成果に大きな差が出ます。
参加者の緊張をほぐしながら、特に初参加の人や初対面の人には、易しく千間かを推してあの手この手で自由に発言できる雰囲気を作ることです。
２．会議が盛り上がる、楽しくなるファシリテーションのポイント
会議の目的を潰さず、参加者一人ひとりに気を配って意見を引き出し、脱線そうになったらうまく本筋に引き戻して軌道修正する、これがファシリテーターの役割ですが、難しいものです。しかしポイントさえ押さえれば、案外うまくいきます。そのポイントが次の３つです。
- 立ち位置はメンバーや目的によって臨機応変に変える・・・参加者の顔ぶれ、議題、話の流れなどによってファシリテーターに求められる動きも代わります。
- 参加者一人ひとりの「引き出し」をつかんでおく・・・会議の目的に関する情報収集とともに、参加者に関する情報収集が重要です。
- 冒頭に会議の目的とゴールを湿し「全員に意見を聞く」と伝える・・・有意義な会議の条件は、すべての参加社がそれぞれの立場から自由に意見が言えることです。多種多様な意見やアイデアが出てこそ有意義な会議になります。参加者を傍観者にしないことです。
３．進行に困ったときに使えるキラーフレーズ
準備を万全にしていても、会議を進行する中で、予想もしない事態に巻き込まれることもあります。そのときに使えるキラーフレーズが紹介されていますので、いくつか挙げます。
⑴ 参加者同士で言い争いが始まったとき
- 「分かりました。この話はいったんこちらで引き取らせていただきます」・・・「まあまあ」など中途半端に介入すると更に火に油を注ぐことになりかねません。強制終了させるのではなく、いったんファシリテーターが引き取ることで、当事者の顔を潰さずに次の議論へ移行することです。
⑵ 脱線した話題を本題に戻すとき
- 「今の話の中にありましたが」・・・脱線した会話の中から本題に関連するキーワードを拾い、話題を本題に戻すことです。
⑶ 本来の目的と異なる方向で盛り上がってしまったとき
- 「これは是非改めて時間を設けて話し合いたいテーマですね」・・・「余談で済ませるには惜しい」と暗に伝えることで､参加者の熱量を保ったまま本来の目的に向けて議論を続けることができます。
⑷ 会議の残り時間が気になり始めたとき
- 「残り１０分です。そろそろまとめに入らせていただきます」・・・残り時間を意識させる子Ｐとで、ゴールを目指そうと参加者の集中力も高まります。会議のはじめに時間を明確に示すことも大切です。
