時間管理術 マニャーナの法則

おはようございます。

昨日の新規感染者は全国で２１万２５５２人で、新規感染者数は先週同曜日よりは減りましたが、亡くなられた方は約５ヶ月ぶりに２５０人を超えました。重症化率・死亡率は低いですが、感染者数が増えれば、当然重症者・死者ともに増えます。これまで通りの対策をとるとともにワクチン接種を進めるしかありません。オミクロン株対応の新ワクチンが１０月から接種可能となります。３回目、４回目のワクチン摂取率は低く伸びていませんが、とりあえずできるだけ早く３回目、４回目のワクチンを接種することが高齢者や基礎疾患のある人を守ることになります。

今日は、ライフハッカーの「戦略的にやらない時間管理術『マニャーナの法則』実践法」という記事を取り上げます。

これまでも時間管理術について書いてきましたし、昨日も「集中力の高い時間帯に『集中仕事』とをする」というタスク管理について書きました。

「マニャーナの法則」も一つの時間管理術ですが、これまでの時間管理術とは若干違います。「マニャーナの法則」はすぐに取りかかるのではなく「明日やる」というのが基本コンセプトです。

１．マニャーナの法則とは

　「マニャーナ」というのはスペイン語で「明日」という意味で、「マニャーナの法則」というのは、『明日やる』を基本にすることで、仕事を完全に終わらせる画期的な方法です。一般的に、「仕事はすぐにやる」「即行動」と考えている人が多いと思います。しかし、「マニャーナの法則」では、「明日できる仕事は今日やるな」というのです。マニャーナの法則の根底には、「明日まで待てないほど緊急を要する仕事はない」という考え方があります。急ぎの仕事と言っても余程の例外でない限り、今すぐに処理しなければならないような仕事はありません。１日２日空けても全く困ることはないはずです。マニャーナの法則は、「１日分のバッファー・ゾーン（緩衝地帯）を設けるという考え方」で、むしろ１日の空白を置くことで、ミスなく効率的に取り組むことができるとかんがえるのです。

　マニャーナの法則では、次の３つのステップをとります。

1. 【ステップ１】　新たに発生した仕事を集めておく
2. 【ステップ２】　仕事を類別する
3. 【ステップ３】　類別した仕事に従って、明日まとめて処理する

このようなステップに従って、さまざまな仕事を明日処理するという考え方です。ここでもタスク管理については、優先順位をつけ、優先順位の高い仕事から順に取り組むという点はこれまで延べているのと同じです。違うのは、「今日・今すぐ」するのではなく、「明日」から始めるということです。

２．マニャーナの法則に従った仕事の処理

　マニャーナの法則は、上の３つのステップに従い、メールや電話のメッセージ、書類を翌日集中して処理するという考え方です。明日中に終わらせることができない手間のかかる仕事については、細分化して管理するということです。

⑴　メールの処理

　マニャーナの法則によれば、メールは着信日の翌日にまとめて処理するのです。メールをまとめるのは比較的簡単です。１日分のメールだけを別のフォルダに入れればいいだけです。そのフォルダが、そのまま「処理すべきメールのリスト」になります。処理できたものから純にフォルダから消去すればいいのです。

　メールの処理をまとめて行うことで、効率が上がりますし、集中して処理すれば、残りのメールが減っていくのが分かりモチベーションも高まります。その結果、処理時間も短くなる可能性があります。

　確かに、メール処理をまとめて行なうというのには異論はありません。特に集中力が高い時間帯ではない午後の時間にまとめて処理をすればいいのです。しかし、すべてのメールを翌日の処理するという点には疑問があります。着信時にすぐに返信する必要はありませんが、その日のうちに返信するのがよいメールもあります。メールにも優先順位があります。優先順位をつけて今日返信した方がいいメールと明日返信してもいいメールとに分け、今日中に返信した方がいいメールは午後の集中力が高くない時間帯にまとめて処理すればいいと思います。

⑵　電話の処理

　電話の処理についても、マニャーナの法則では、翌日まとめて処理すると言いますが、これにもメールの処理と同じく疑問があります。田鹿の電話で連絡をもらった場合でも、すべてが緊急ということはないはずです。今すぐに折り返す必要はありません。しかし、メールと同じく、今日中に電話をした方がいいケースと明日でもいいケースがあります。電話の処理についても優先順位をつけて、今日中にやるものと明日でもいいものに分け、更に順位をつけて処理すべきです。

　メールも電話も、予め相手に「今日中には返信できない」「明日やる」と伝えておくことです。「明日やる」と伝えておけば、相手も返信や折り返しの電話がないことに苛立つことはなくなります。また、緊急を要する場合には、その旨を伝えてくれるはずです。

⑶　書類の処理

　書類に関しては処理方法とファイリングの仕方という２つの問題があります。

　書類はメールと違って整理しにくいのが難点です。色々な場所から出てくる物であるだけに、あっという間にオフィスは書類だらけになってしまいます。書類整理の第一歩は、新規の書類を置く場所を１カ所に決めておくことです。新規の書類を入れるトレイ（Ａ）を準備して、ここには翌日処理する書類だけを入れるようにするのです。そして、この書類を翌日に処理するのです。翌日処理が終わったものから順番に別のトレイ（Ｂ）に移していきます。処理が終われば、Ｂのトレイはクローズ・リストになります。

　今日、新しく届いた書類はトレイＡに入れるだけなので、前日の書類処理や他のタスクをしているときに新しい書類に邪魔されることはありません。新しく書類が届いたときに見る必要すらありません。これらに目を奪われれば、集中力が途切れます。

　確かに書類についても優先順位はありますが、緊急を要する書類は、メールや電話よりも低いはずです。集中力が途切れたときに、書類の整理をして、今日中に処理した方がいい書類と明日でも言い書類を分別し、更に優先順位をつければいいのです。

メール、電話、書類の処理も、「明日やる」を基本としつつ、今日中に処理した方がいいものがないかのチェックは大切です。