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会議におけるファシリテーションの本質

 
日本企業では、極めてムダな会議が多いのです。それは、会議を開くこと自体が目的化してしまっているからです。会議を開けば、参加するだけで仕事をしている気分になり、会議で決まったことなら責任を取らなくてよいことになるので延々と会議が繰り返されるのです。会議というのは、抱えている課題や問題があり、その解決策を検討するために開かれるものです。そうした目的をないがしろにして、ただただ会議を開くことが目的化してしまっています。会議を開けばそれで問題が解決された思い込んでしまっているのです。
こうしたムダな会議に終始符を打つにはどうすれば良いのでしょうか。
１．会議とは「大縄跳び」のようなもの
　会議は「大縄跳び」に似ています。言い得て妙だと思いませんかだと思いませんか。
　両端に縄を持って回す人がいて、その中に、次々と色々な人たちが入っていきます。ファシリテーターが縄を回す人、会議の参加者が飛ぶ人です。
　ファシリテーターというのは「会議や研修、ミーティングなど様々な活動の場で、良質な結果が得られるように活動をサポートする人」を言います。
　大縄跳びには参加者それぞれの個性が出ます。最初に飛び込んでそのままずっと中で飛び続ける人、なかなかタイミングがつかめずまごまごしている人、積極果敢に飛び込んでくるもののすぐに足を引っかけて流れを断ち切ってしまう人など様々です。
　回し手であるファシリテーターは何に気を付けるべきでしょうか？
　大縄跳びの理想は、参加者たちが輪の中に入ったり出たりしながら、心地よく長く飛び続けられることです。中に入ることができない人がいれば入りやすいようにタイミングを計って優しく声を掛け背中を押してあげることです。
　会議にも同じ構図があります。一部の積極的な人ばかりに発言の機会が偏ったり、最後までほとんど発言せずに終わる人もいます。こうした状況はファシリテーターとしては避けるべきですし、こうした会議はある意味失敗です。
　どのような会議でも、冒頭からいきなりフルスロットルのテンションで始まることはありません。序盤はアイドリング状態で、場の様子をうかがい、徐々にテンションが上がっていくものです。
　ファシリテーターとしては、序盤にどれだけ多くの意見を言わせるかにかかってきます。会議の序盤は、議論の材料をできるだけ多く集める時間です。大切なのは、安心して自分の意見を言える場であるという認識を参加者全員に持ってもらうことです。したがって、会議の序盤には他人の意見を否定したり反論したりするのは極力排除すべきです。最初は言いたいことを自由に発言してもらう場で、「反論やご意見がある人は後ほどお聞きします」という姿勢で場を仕切っていくのがいいのです。
　最初はできる限り多くの意見を引き出すことです。そのためには、相手の話を聞くという姿勢が重要です。相手が話しやすいように相槌を打つこと、さらに深めた質問を行い相手が何を考えているのか、なぜそのように考えるのかまですべて話してもらいことで、後半の議論が深まります。
２．話下手は人をさりげなくサポートする方法
　どのような会議でも、話のうまい人や話し好きな人ばかりではなく、話し下手な人や話すのが苦手な人もいます。話し下手や話すのが苦手な人、シャイな人をさりげなくサポートして会議がスムーズに進むように手を尽くすこともファシリテーターの重要な役割です。
　大人数での会議で話すのが苦手な人でも、素晴らしいアイデアや意見を持っているものです。話すのが苦手な人ほど頭の中で色々考えています。話し上手な人や話し好きな人が優秀なわけではありません。
　最初は弁の立つ人を中心に意見を言わせて、ある程度そうした人の意見が出た段階で、話下手な人やシャイの人に「ここまで聞いて何かご意見はありませんか」と緩めに話を振るのがいいのです。それでも相手がしゃべりにくそうなら、打ち切るのではなくて、相手が答えやすいように質問形式で問いかけてあげるべきです。
　進行役のファシリテーターは、必要以上に言葉を重ねるべきではありませんが、間を埋めてあげることは不慣れな発言者に安心感を与えます。これによって、相手も次第に頭の中が整理され発言しやすくなります。これもファシリテーターの重要な役割です。
３．オンライン会議を上手に仕切る方法
　コロナ禍で、働き方が大きく変わり、どこにいてもいつでもオンラインで会議や打ち合わせができるようになりました。これはメリットでありますが、一面「対面でなければやりにくい」「細かなニュアンスが伝えられない」といった意見もあります。
　ファシリテーションもオンラインでは難しくなっています。何か言いたいことがある場合でもどう切り込んでいいかタイミングが掴めなかったり、声がダブルこともあり、オンラインではイニシアティブを握った人だけが延々と発言するようになりがちです。また、名指しされれば何か発言しないわけにはいきませんが、具体的な意見がない人では喋らされることになってしまいます。
　ファシリテーターの役割は対面の場合とそれ程は違いませんが、より話しやすい場・雰囲気をつくっていくことが求められます。そのためには、リアルな場面よりもオーバーなリアクションを心がけるべきかもしれません。相槌にしてもやや大きな声で大きめで頷くことで、相手の話に関心を持って聞いているということを伝えることで、相手に安心感を与えることができます。
　オンライン会議は、自分の声がきちんと届いているか、こういう話でいいのかと誰でも不安になるはずです。相槌を巧みに利用し発言する人に寄り添うことが大切です。
　会議はコミュニケーションの場です。コミュニケーションは人と人との関係です。会議は自分の意見を通して勝つための場ではありません。色々な意見を出し合い、それぞれの意見のメリット、デメリットを比較しながら、みんなが共感しながら、より良い結論をみんなで導き出していくものです。相手に寄り添うという姿勢が重要なことはいうまでもありません。